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索赔函是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为根据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或维护其他权利的书面材料。索赔函的结构一般由以下六个部分组成：第一，标题。标题的形式比较灵活，既可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式，也可以简明扼要地写成不包括索赔事由而只写文种的简单标题形式。第二，编号。编号是为了联系与备查用，写在右上角。一般由年号、代字、顺序号组成。第三，受书者。写受理索赔者的全称。第四，正文。包括：
1、缘起，提出引起争议的合同及其争议的原因。
2、索赔理由，具体指出合同项下的违约事实及根据。
3、索赔要求和意见，根据合同及有关国家的商法、惯例，向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利。第五，附件。为解决争议，以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件。第六，签署。要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。
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